توزيع المهام على أعضاء فرق العمل

 

توجد أنواع عديد من فرق العمل بعضها رسمي والآخر غير رسمي, وكل نوع لا بد وأن توكل إليه مجموعة من المهام التي يجب القيام بها, لذا فإن قادة فرق العمل بحاجة إلى أن يتعرفوا على أهداف كل فريق حتى يمكن توزيع المهام بما يتفق والأسلوب الأكثر ملاءمة لهم.

 فرق العمل الرسمية

تعتبر فرق العمل الرسمية مطلباً أساسياً لأية مؤسسة, فهي غالباً ما

تتصف بالثبات والاستمرارية, وممارسة مجموعة من الأعمال الروتينية

 المتكررة, وعادة ما تأخذ الأشكال التالية:

  فرق عمل من مختلف الوظائف يتم تشكيلها على المستوى التنفيذي

        من أجل تجميع قدر عال من مستويات الخبرة.

  فرق عمل وظيفية من متخلف المستويات الإدارية تستهدف تجميع قدر من المعارف الضرورية لحل المشكلات التي قد تعترض التنفيذ.

  فرق عمل على مستوى المشروع تستهدف إطلاع الأفراد الذين لديهم مستويات خبرة مشابهة على الأهداف طويلة الأجل للفريق للقيام بأنشطة معينة.

  فرق عمل مدعمة رسمياً تستهدف تزويد مجموعة خبراء الإدارة الداخليين بكل ما هو جديد في مجال الممارسة العملية.

فرق العمل غير الرسمية

 

هناك مجموعة من الأفراد الذين يتقابلون بشكل غير رسمي على مستويات

المؤسسات, وذلك للقيام بالمهام التالية:

  اجتماع فرق النشاط المؤقتة لإنجاز مهام محددة.

  قيام فرق التغيير بمناقشة الاستراتيجية التي يمكن من خلالها التعامل

        مع بعض المشكلات التي تحدث.

  التركيز الذهني من أجل الابتكار في ممارسة الأنشطة ويطلق عليها اسم (المجموعات الساخنة).

       

  مواجهة بعض الأزمات الطارئة التي قد تعترض مسيرة نشاط

    المؤسسة.

مقارنة بين فرق العمل الرسمية وغير الرسمية

بداية يمكن القول بأنه كلما زادت درجة الرسمية في تشكيل الفريق, كلما التزمت قيادته:

1.    اتباع قواعد العمل وإجراءاته بالشركة.

2.    التوسع في إعداد التقارير.

3.    متابعة التقدم نحو تحقيق الأهداف.

4.    اتباع القواعد القانونية في الحصول على النتائج المتوقعة. وعلى

نفس المنوال, فكلما زادت درجة عدم الرسمية في تشكيل الفريق, كلما كان

   هناك اتجاه نحو:

أ‌.       اتباع الإجراءات غير الرسمية.

ب‌.  الاعتماد على أسلوب العلاقات السببية في توليد الأفكار ووضع الحلول لبعض المشكلات.

ج. الالتزام غير الصارم بإجراءات العمل الرسمية. على أية حال, فإنه من المهم أن نتذكر أن قيادة فريق العمل عادة ما تكون محكومة بالنتائج سواء أكان الفريق رسمياً أم غير رسمي. فعلى سبيل المثال: نجد أن الطبيعة السببية أو الطارئة للمجموعة الساخنة يجب أن تخضع عملية التركيز الذهني بها لقواعد العمل والنظام الموضوع للفريق.

اختيار أعضاء الفريق

 

تعد عملية التوفيق بين مهارات أعضاء الفريق وأنواع                              تـذكـر أن: 

المهام الواجب أداؤها أحد أسرار القيادة الناجحة لفريق

العمل, فعلى سبيل المثال: لو أن عرض أحد المنتجات

بالسوق استلزم توليد مجموعة من الأفكار الجديدة, فإنه

يجب أن يضم الفريق أعضاء من مختلف الوظائف التي

بالمؤسسة حتى يمكن تقديم العديد من الأفكار والخبرات

اللازمة لدراسة مختلف الزوايا. أما إذا تطلب الأمر

الحصول على معارف متخصصة في الإجراءات

المحاسبية, فإن هذا يزيد الحاجة نحو تعيين أحد الأفراد

البارزين في القسم المالي. ونظراً للتغير في متطلبات

المشروع, فإنه قد يصبح من الضروري تقديم كفاءات

وقدرات مختلفة للانضمام إلى الفريق مع مراعاة إمكان

 استبدال بعض الكفاءات التي قد تثبت من نتائج ممارستها عدم صلاحياتها.

---

*  ديناميات العمل كفريق, سلسلة الإدارة المثلى, مكتبة لبنان للترجمة والنشر والتوزيع, ص 10-12, الطبعة الأولى 2001.